6 usages méconnus de votre photocopieur

Il est révolu le temps où un photocopieur se contentait de… photocopier. Le progrès technologique a permis d’élargir considérablement ses capacités. Si son apparence extérieure n’a pas fondamentalement changé, votre copieur a connu une véritable révolution intérieure. Connecté, sécurisé, intelligent, votre multifonction n’a jamais aussi bien porté son nom. Revue de détail de cette foule de nouveaux usages qui peuvent doper la productivité de votre entreprise.

1. Copier, oui mais comment ?
Commençons par les fondations : votre copieur sait copier, et c’est bien la moindre des choses. Saviez-vous toutefois qu’il vous permet de réaliser des documents complets, sans logiciel de mise en page ? Pliage, agrafage, gestion de la pagination, publipostage, formats originaux sont autant de fonctions disponibles sur les multifonctions (MFP) actuels. De quoi réaliser des supports de communication interne, des mailings ou des plaquettes de présentation dignes d’un imprimeur professionnel, pour un coût sans commune mesure.

2. Des économies à tous les étages
Et puisqu’il est question de budget, de simples paramétrages peuvent vous permettre de rationaliser considérablement votre budget d’impression. Systématisez le recto-verso comme fonction par défaut, privilégiez les impressions en noir & blanc et mettez en place un suivi des impressions par service, voire par utilisateur. Votre empreinte écologique s’en ressentira autant que votre budget. On estime qu’une politique efficace de gestion des impressions, couplée à un contrat à la page, permet de réduire les coûts d’impression de plus de 20%.

3. La mémoire dans la peau
Votre copieur est désormais connecté au réseau de votre entreprise, comme vos PC et serveurs. Non content de gérer vos impressions, il se fait ainsi serveur documentaire. Lorsque vous scannez un document, indexez-le et classez-le à la volée, directement depuis le panneau de contrôle, et permettez à chacun de vos collaborateurs d’y accéder, pour plus de fluidité. Les solutions d’OCR (reconnaissance de caractères) vous permettent également de « lire » les documents numérisés, et d’effectuer par la suite des recherches par mots-clés.

4. Faciliter la mobilité
Périphérique statique par définition, votre copieur sait aussi se faire l’allié des nomades. Imprimez sur votre multifonction depuis votre Smartphone ou tablette ; recevez vos fax du bureau directement sur votre boîte mail mobile ou imprimez directement le contenu d’une clé USB sans même utiliser votre PC.

5. Sécuriser vos documents
Dernier point, et non des moindres : la sécurité. Des données parfois très critiques transitent sur vos copieurs, et mieux vaut éviter qu’un document confidentiel ne reste plusieurs heures au vu de tous sur le plateau du MFP. Désormais, l’ensemble des flux est crypté et stocké sur un disque dur interne également protégé. Une fois votre impression lancée, débloquez-là lorsque vous le souhaitez sur le copieur de votre choix, en vous identifiant sur son panneau de contrôle.

6. La performance au bout des doigts
Sans peut-être même le savoir, vous disposez d’un formidable levier d’économies et de performances au cœur de votre copieur multifonction. Reprenez vos outils en main et mettez vos ressources documentaires au service de votre productivité.