LE COPIEUR MULTIFONCTIONS : IL PORTE BIEN SON NOM

UN PHOTOCOPIEUR MULTIFONCTIONS PEUT FACILEMENT, EFFICACEMENT ET AUTOMATIQUEMENT CAPTURER LES DOCUMENTS PAPIER DE L’ENTREPRISE, LES ORGANISER, LES DISTRIBUER, LES PARTAGER, LES STOCKER, LANCER DES PROCESS, MAÎTRISER LES COÛTS, CONTRÔLER LA SÉCURITÉ, RÉDUIRE L’EMPREINTE ENVIRONNEMENTALE…

NUMÉRISATION INTELLIGENTE :

En transformant un document papier en un document numérique, le copieur devient un point d’entrée vers le réseau de l’entreprise. Grâce à son scanner couplé à des écrans tactiles de très grande qualité, et grâce à l’OCR – la Reconnaissance Optique de Caractères – il offre des fonctionnalités avancées aussi simples à utiliser que les applis d’un smartphone. Une interface logicielle spécifique permet d’envoyer les documents numérisés directement vers n’importe quel logiciel métier (comptabilité, santé, droit, RH…). Le document peut être archivé, sauvegardé, un process peut lui être associé. Une facture est automatiquement insérée dans l’applicatif de comptabilité. Un bulletin de paie classé dans le répertoire approprié. Un courrier entrant envoyé à son destinataire et assorti d’un délai de traitement. L’entreprise gagne en réactivité et en efficacité.

AUTOMATISATION :

Pour les documents standardisés, un copieur est capable de recueillir l’information dans une zone prédéfinie.Cette lecture automatique enclenche un process : envoi vers un collaborateur, vers le logiciel métier, archivage, sauvegarde… Elle permet aussi de traiter les documents de façon automatisée : le copieur pourra archiver automatiquement les feuilles de paie, adresser directement un PV à un collaborateur grâce à l’immatriculation du véhicule indiquée sur l’amende, classer dans le dossier du client, les pièces nécessaires à la constitution d’un dossier de prêt, etc. En automatisant le traitement des pièces papier, l’entreprise augmente sa productivité et peut se concentrer sur son métier.

SÉCURITÉ :

On peut aujourd’hui lancer une impression à partir d’un smartphone ou d’une tablette. Seule contrainte : la sécurité. Pour sécuriser l’impression mobile, les collaborateurs nomades envoient leur impression sur une adresse mail générique. Un code d’accès leur est envoyé qui libère l’impression. De plus, chaque photocopieur est maintenant équipé d’au moins un disque dur. Tout ce qui est copié ou scanné est stocké. Pour les activités qui nécessitent une haute confidentialité, il est possible de crypter le disque dur. Et ainsi d’éviter les failles de sécurité.

MAITRISE DES COUTS :

Un collaborateur imprime un document et l’oublie sur la machine ? Il y aurait 20 à 30 % d’impressions orphelines dans les sociétés. Un code pour les utilisateurs ou un badge doté de droits d’accès permettrait de comptabiliser ou limiter les impressions, de refacturer directement à un client, d’orienter vers les copieurs moins onéreux, de déclencher l’impression sur le lieu d’une réunion, ou seulement quand la personne est devant la machine… Ces solutions réduisent les coûts et placent l’entreprise dans une démarche environnementale.